Top 7 ứng dụng nhắc việc và quản lý thời gian

Bạn có bao giờ cảm thấy mình bận cả ngày, làm liên tục nhưng cuối ngày vẫn chẳng thấy tiến bộ gì rõ rệt?
Công việc, cuộc sống cá nhân, học hành – mọi thứ như đè nặng lên bạn, khiến bạn mệt mỏi, chán nản và luôn cảm thấy thiếu thời gian.
Sự thật là: vấn đề không nằm ở việc bạn có bao nhiêu thời gian, mà nằm ở cách bạn sử dụng thời gian đó.

Trong thời đại số, nơi mọi thứ diễn ra chóng mặt, việc quản lý thời gian hiệu quả không còn là lựa chọn – mà là kỹ năng sống còn.
May mắn thay, bạn không cần phải tự mình vật lộn với giấy bút, ghi chú hay trí nhớ ngắn hạn để theo dõi công việc.
Có rất nhiều ứng dụng nhắc việc và quản lý thời gian hiệu quả, được thiết kế để giúp bạn:

• Sắp xếp công việc hợp lý
• Tập trung đúng lúc, nghỉ đúng thời điểm
• Tăng năng suất, giảm căng thẳng
• Và đặc biệt: làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ 7 ứng dụng quản lý công việc tốt nhất đã được hàng triệu người tin dùng và đánh giá cao.
Hãy đọc đến cuối, vì mình còn gợi ý cách kết hợp ứng dụng theo mục tiêu để bạn không chỉ “làm việc hiệu quả” mà còn “sống dễ dàng” hơn mỗi ngày!

1. Todoist – Ứng dụng quản lý công việc hàng đầu​

Todoist là một trong những ứng dụng nhắc việc phổ biến nhất hiện nay, với giao diện hiện đại, tối giản và dễ sử dụng. Bạn có thể:

• Tạo task, phân loại theo dự án
• Gắn deadline, nhắc việc định kỳ
• Gắn nhãn, mức độ ưu tiên
• Đồng bộ với Google Calendar, Alexa, Zapier…
• Hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt.

Ưu điểm:​

• Phù hợp cả cho cá nhân và nhóm nhỏ
• Giao diện đa nền tảng (iOS, Android, Desktop, Web)
• Có bản miễn phí đủ dùng cho người mới

Nhược điểm: ​

Một số tính năng nâng cao (như nhắc theo địa điểm, bộ lọc nâng cao) chỉ có trong bản Premium

Thích hợp cho ai: Người cần ứng dụng nhắc việc đơn giản, rõ ràng và hiệu quả cao

2. Notion – Ghi chú, quản lý thời gian và cuộc sống trong 1 app​

Notion không chỉ là ứng dụng ghi chú mà còn là một “văn phòng ảo” cho bất kỳ ai thích tự do thiết kế cách làm việc của mình.

• Tạo database, lịch làm việc, bảng Kanban, todo list...
• Thêm ảnh, video, file, liên kết – cực kỳ linh hoạt
• Có template sẵn cho việc học, làm việc, kế hoạch tháng, v.v.

Ưu điểm: ​

• Tuỳ chỉnh sâu theo phong cách cá nhân
• Hỗ trợ làm việc nhóm và chia sẻ cực tốt
• Rất phù hợp cho người sáng tạo, freelancer, sinh viê

Nhược điểm:​

• Mất thời gian làm quen lúc đầu
• Không có nhắc nhở theo giờ (cần kết hợp với Google Calendar)

Thích hợp cho ai: Người muốn quản lý thời gian, ghi chú và ý tưởng sáng tạo cùng lúc

3. Google Keep – Ghi chú & nhắc việc nhanh, gọn, nhẹ​

Nếu bạn cần một công cụ ghi chú nhanh + nhắc việc gọn nhẹ, Google Keep là sự lựa chọn hoàn hảo.

• Ghi chú văn bản, giọng nói, hình ảnh cực nhanh
• Gắn màu, nhãn, check box đơn giản
• Nhắc lịch theo giờ hoặc địa điểm
• Tự động đồng bộ với Gmail, Google Calendar

Ưu điểm: ​

• Cực nhẹ, chạy mượt mọi thiết bị
• Tốc độ tạo ghi chú nhanh
• Tích hợp sâu với hệ sinh thái Google

Nhược điểm:​

• Không phù hợp cho quản lý dự án lớn
• Không có nhiều tính năng nâng cao

Thích hợp cho ai: Người dùng Android, Gmail hoặc Google Workspace

4. TickTick – Quản lý công việc + Pomodoro trong 1 ứng dụng​

TickTick nổi bật nhờ tích hợp kỹ thuật Pomodoro – giúp bạn làm việc sâu và nghỉ đúng lúc.

• Tạo task, lặp lại định kỳ, chia nhỏ nhiệm vụ
• Giao diện dạng lịch, Kanban hoặc danh sách
• Nhắc việc theo thời gian, địa điểm, và cả thói quen

Ưu điểm:​

• Có bộ đếm Pomodoro ngay trong app
• Giao diện đẹp, mượt
• Có widget tiện lợi cho điện thoại

Nhược điểm:​

• Một số tính năng cần trả phí
• Có thể hơi phức tạp nếu bạn chỉ cần nhắc việc đơn giản

Thích hợp cho ai: Người theo đuổi tăng năng suất cá nhân hoặc học tập hiệu quả

5. Forest – Ứng dụng chống xao nhãng độc đáo​

Forest sử dụng mô hình “trồng cây” rất sáng tạo: bạn tập trung thì cây sẽ lớn, còn mở điện thoại lung tung thì cây chết.

• Hình thành thói quen tập trung cao độ
• Có bảng thống kê thời gian, điểm thưởng
• Mỗi lần bạn đạt đủ mục tiêu, Forest sẽ trồng cây thật qua đối tác bảo vệ rừng

Ưu điểm: ​

• Rất hiệu quả để “cai nghiện điện thoại”
• Truyền cảm hứng bằng gamification (game hoá)

Nhược điểm: ​

• Không có tính năng quản lý công việc
• Không dùng được cho công việc nhóm

Thích hợp cho ai: Học sinh, sinh viên hoặc người dễ bị phân tâm

6. Trello – Làm việc nhóm trực quan bằng bảng Kanban​

Trello giúp bạn quản lý công việc bằng bảng, cột, thẻ – cực kỳ trực quan và hiệu quả cho nhóm hay quản lý dự án online hiệu quả.

• Phân chia việc theo từng cột (To-do, Doing, Done…)
• Giao việc, nhắc hạn, đính kèm file
• Dễ kết hợp với Google Drive, Notion, Slack…

Ưu điểm:​

• Rất mạnh khi làm việc nhóm, startup, project
• Có bản miễn phí tốt
• Giao diện kéo – thả tiện lợi

Nhược điểm:​

• Không có nhắc việc chi tiết theo giờ
• Với cá nhân, đôi khi hơi dư tính năng

Thích hợp cho ai: Team làm dự án, freelancer làm nhiều đầu việc

7. Microsoft To Do – Đơn giản, hiệu quả, tích hợp Outlook​

Nếu bạn làm việc trong môi trường Microsoft, thì đây là công cụ nhẹ – đơn giản – hiệu quả sẽ giúp quản lý thời gian Microsoft và nhắc việc miễn phí cho bạn.

• Có tính năng “My Day” lên kế hoạch theo ngày
• Nhắc deadline, chia task theo danh sách
• Tích hợp Outlook, Microsoft Teams

Ưu điểm:​

• Gọn nhẹ, dễ dùng
• Đồng bộ cực tốt với Windows
• Phù hợp với môi trường doanh nghiệp

Nhược điểm:​

• Tùy chọn cá nhân hóa còn hạn chế
• Không nhiều tính năng nâng cao

Thích hợp cho ai: Dân văn phòng, người dùng Outlook & Microsoft 365

Bảng so sánh nhanh:​

Ứng dụng	Phù hợp với ai	Nổi bật với	Nhược điểm
Todoist	Cá nhân/công việc	Giao diện đẹp, đa nền tảng	Một số tính năng mất phí
Notion	Người thích tùy chỉnh	Ghi chú + quản lý linh hoạt	Có thể rối nếu mới dùng
Google Keep	Ghi chú nhanh, đơn giản	Đồng bộ cực nhanh	Không hỗ trợ tính năng sâu
TickTick	Người làm việc Pomodoro	Pomodoro + Task mạnh mẽ	Giao diện hơi rối
Forest	Người dễ xao nhãng	Cơ chế "trồng cây" thú vị	Không có quản lý task
Trello	Làm việc nhóm	Bảng Kanban trực quan	Không nhắc việc theo giờ
Microsoft To Do	Dùng Windows/Outlook	Đơn giản, nhẹ nhàng	Thiếu tùy chỉnh nâng cao

Làm sao chọn đúng ứng dụng cho bạn?​

• Bạn chỉ cần nhắc việc đơn giản mỗi ngày → Dùng Microsoft To Do hoặc Todoist
• Bạn muốn quản lý toàn bộ cuộc sống học tập/làm việc/cảm hứng → Dùng Notion
• Bạn làm việc nhóm, cần chia đầu việc theo tiến độ → Dùng Trello
• Bạn dễ xao nhãng, cần tập trung cao → Kết hợp Forest + TickTick

​

Mẹo nhỏ để sử dụng ứng dụng hiệu quả hơn:​

Không tải quá nhiều ứng dụng cùng lúc, hãy chọn 1–2 phù hợp nhất.

• Notion + Google Calendar: Lên kế hoạch dài hạn & theo dõi chi tiết lịch trình.
• Todoist + Forest: Vừa có nhắc việc thông minh vừa giữ được sự tập trung cao độ.
• Trello + TickTick: Theo dõi dự án nhóm + tối ưu từng phiên làm việc Pomodoro.

Như vậy quản lý thời gian không phải là việc làm cho bạn bận rộn hơn – mà là giúp bạn tập trung vào điều quan trọng nhất để quản lý tài chính cá nhân hiệu quả.
Bằng cách sử dụng đúng công cụ, bạn sẽ:

• Làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn
• Ít căng thẳng hơn, có thời gian nghỉ ngơi, phát triển bản thân
• Tránh quên việc quan trọng, tránh “chạy deadline”
• Và đặc biệt: làm chủ cuộc sống thay vì để nó cuốn bạn đi

Hãy chọn ra 1–2 ứng dụng phù hợp nhất với mình trong danh sách trên và dùng thử ngay hôm nay.
Bạn sẽ thấy năng suất của mình tăng vọt chỉ sau vài ngày!
Chúc bạn luôn thành công!